하루에도 수십 통씩 쌓이는 이메일, 매번 하나씩 확인하고 정리하려니 번거롭지 않으신가요?
업무 메일, 거래처에서 보내는 자료, 카드 결제 안내, 쇼핑몰 광고, 뉴스레터 등 다양한 종류의 이메일이 하나의 받은편지함에 섞여 있다 보면 정작 중요한 메일을 놓치는 경우도 생깁니다.
특히 업무상 여러 사람과 이메일을 주고받거나 특정 업체에서 정기적으로 자료를 받아야 하는 경우라면 메일을 종류별로 구분해서 관리하는 것이 중요합니다.
이럴 때 유용하게 사용할 수 있는 기능이 바로 Gmail의 필터와 라벨 기능입니다.
Gmail에서는 특정 발신자, 메일 제목, 포함된 단어 등을 기준으로 이메일을 자동 분류할 수 있습니다. 한 번 설정해 두면 이후 도착하는 메일도 지정한 조건에 따라 자동으로 처리되기 때문에 매번 수동으로 정리할 필요가 없습니다.
오늘은 Gmail 초보자도 쉽게 따라 할 수 있도록 특정 메일을 자동으로 분류하는 방법을 단계별로 알아보겠습니다.
Gmail 라벨 기능 이해하기 – 이메일을 종류별로 구분하는 방법
Gmail에서 메일을 자동으로 분류하려면 먼저 라벨 기능을 이해하는 것이 좋습니다.
라벨은 이메일에 이름표를 붙여 종류별로 구분하는 기능입니다. 일반적인 이메일 서비스에서 사용하는 폴더와 비슷하지만, Gmail은 하나의 메일에 여러 개의 라벨을 동시에 적용할 수 있다는 차이가 있습니다.
예를 들어 한 통의 메일에 '업무'와 '중요 자료'라는 두 가지 라벨을 함께 지정할 수 있습니다.
이 기능을 활용하면 이메일을 목적에 따라 체계적으로 관리할 수 있습니다.
① Gmail 라벨 만들기
먼저 메일을 분류할 기준을 정하고 라벨을 만들어 보겠습니다.
Gmail에 접속한 후 왼쪽 메뉴를 확인합니다.
메뉴에서 '라벨' 항목을 찾습니다.
라벨 옆의 '+' 또는 새 라벨 만들기를 클릭합니다.
원하는 라벨 이름을 입력합니다.
'만들기'를 클릭하면 새로운 라벨이 생성됩니다.
라벨 이름은 본인이 알아보기 쉬운 이름으로 지정하면 됩니다.
예를 들어 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
업무 관련
거래처 자료
카드 결제 및 영수증
쇼핑 및 주문 내역
광고 및 뉴스레터
개인 메일
중요 자료
라벨을 만들었다면 기존에 받은 메일에도 적용할 수 있습니다.
받은편지함에서 원하는 메일을 선택한 다음 상단에 표시되는 라벨 아이콘을 클릭하고 적용할 라벨을 선택하면 됩니다.
② 라벨 색상 지정하기
라벨이 많아지면 이름만으로 구분하기 어려울 수 있습니다. 이럴 때는 라벨마다 색상을 지정하면 훨씬 편리합니다.
왼쪽 메뉴에서 원하는 라벨에 마우스를 올립니다.
라벨 오른쪽에 표시되는 점 3개 메뉴를 클릭합니다.
'라벨 색상'을 선택합니다.
원하는 색상을 지정합니다.
예를 들어 업무 관련 메일은 파란색, 중요한 자료는 빨간색, 개인 메일은 초록색으로 구분하면 메일을 확인할 때 한눈에 알아보기 쉽습니다.
이처럼 라벨 기능은 단순히 메일을 분류하는 것뿐만 아니라 받은편지함을 시각적으로 정리하는 데도 도움이 됩니다.
Gmail 필터 설정하기 – 특정 발신자와 제목으로 자동 분류하는 방법
라벨을 만들었다면 이제 필터 기능을 설정해 보겠습니다.
필터는 Gmail에서 특정 조건에 해당하는 메일을 자동으로 분류하거나 별도의 작업을 수행하도록 설정하는 기능입니다.
예를 들어 특정 거래처에서 보내는 메일은 자동으로 '업무 관련' 라벨을 적용하고, 카드사에서 발송하는 결제 안내 메일은 '카드 결제' 라벨로 분류할 수 있습니다.
한 번 설정해 두면 이후 동일한 조건의 메일이 도착할 때마다 자동으로 적용됩니다.
① 특정 발신자가 보낸 메일 자동 분류하기
가장 간단한 방법은 특정 이메일 주소를 기준으로 필터를 만드는 것입니다.
예를 들어 매달 정기적으로 자료를 보내주는 거래처의 이메일을 자동으로 분류하고 싶다면 다음과 같이 설정하면 됩니다.
Gmail 상단 검색창 오른쪽에 있는 검색 옵션 표시 아이콘을 클릭합니다.
'보낸사람' 입력란에 분류하고 싶은 이메일 주소를 입력합니다.
하단의 '필터 만들기'를 클릭합니다.
필터 조건에 해당하는 메일에 적용할 작업을 선택합니다.
'라벨 적용' 항목을 선택합니다.
앞에서 만들어 둔 '업무 관련' 라벨을 지정합니다.
'필터 만들기'를 클릭하면 설정이 완료됩니다.
이제 해당 이메일 주소에서 새로운 메일이 도착하면 자동으로 '업무 관련' 라벨이 적용됩니다.
기존에 받은 메일까지 함께 정리하고 싶다면 필터 설정 단계에서 '일치하는 대화에도 필터 적용' 항목을 선택하면 됩니다.
② 특정 제목이 포함된 메일 자동 분류하기
이번에는 메일 제목을 기준으로 자동 분류하는 방법입니다.
예를 들어 제목에 '월간 보고서'라는 문구가 포함된 메일을 자동으로 분류하고 싶다면 다음과 같이 설정합니다.
Gmail 검색 옵션 표시를 클릭합니다.
'제목' 입력란에 월간 보고서를 입력합니다.
'필터 만들기'를 클릭합니다.
'라벨 적용'을 선택합니다.
원하는 라벨을 지정합니다.
'필터 만들기'를 클릭합니다.
이제 제목에 해당 문구가 포함된 메일은 자동으로 지정한 라벨로 분류됩니다.
특정 단어를 기준으로 설정할 수도 있습니다.
예를 들어 제목에 '결제 완료', '주문 확인', '배송 안내' 등이 포함된 메일을 각각 다른 기준으로 관리할 수 있습니다.
③ 여러 가지 조건을 조합해서 자동 분류하기
Gmail 필터는 하나의 조건만 사용하는 것이 아니라 여러 조건을 함께 설정할 수도 있습니다.
예를 들어 특정 거래처에서 보낸 메일 중 제목에 '견적서'라는 단어가 포함된 메일만 분류하고 싶다면 다음과 같이 설정하면 됩니다.
보낸사람: 거래처 이메일 주소
제목: 견적서
작업: '업무 자료' 라벨 적용
이렇게 설정하면 해당 거래처에서 보낸 메일 중 제목에 '견적서'가 포함된 메일만 자동으로 분류할 수 있습니다.
조건을 구체적으로 설정할수록 원하는 메일만 정확하게 관리할 수 있습니다.
Gmail 자동 분류 활용 사례와 필터 관리 방법
필터와 라벨 기능을 익혔다면 실제 이메일 관리에 적용해 보는 것이 좋습니다.
특히 업무와 개인 이메일이 섞여 있는 경우라면 자주 사용하는 메일 유형부터 자동 분류를 설정하는 것을 추천합니다.
① 업무 메일 자동 분류하기
직장인이나 사업자라면 거래처, 담당자, 업무 부서별로 메일을 구분해 관리하면 편리합니다.
예를 들어 다음과 같이 설정할 수 있습니다.
특정 거래처 메일 → 거래처 자료
인사 및 급여 관련 메일 → 인사 관리
회의 일정 관련 메일 → 회의 및 일정
계약서가 포함된 메일 → 계약 관련 자료
업무 메일이 많을수록 이러한 자동 분류 기능의 활용도가 높아집니다.
② 카드 결제 및 쇼핑 메일 자동 분류하기
온라인 쇼핑이나 카드 결제를 자주 이용한다면 결제 및 주문 관련 메일을 별도로 관리하는 것도 좋은 방법입니다.
카드사 결제 안내 → 카드 결제
온라인 쇼핑몰 주문 내역 → 쇼핑 및 주문
배송 및 택배 안내 → 배송 정보
정기 결제 안내 → 정기 결제
나중에 결제 내역이나 주문 정보를 확인해야 할 때 해당 라벨만 클릭하면 관련 메일을 빠르게 찾을 수 있습니다.
③ 광고 및 뉴스레터 메일 정리하기
각종 이벤트 안내나 뉴스레터가 자주 도착한다면 별도의 라벨로 분류할 수 있습니다.
이때 광고성 메일을 무조건 삭제하거나 스팸으로 처리하기보다는 필요에 따라 별도 라벨을 만들어 관리하는 것이 좋습니다.
다만 더 이상 받고 싶지 않은 광고성 메일은 해당 서비스에서 제공하는 수신 거부 기능을 이용하는 것이 바람직합니다.
④ 설정한 필터 수정 및 삭제하기
필터를 여러 개 만들다 보면 기존 설정을 변경하거나 더 이상 필요하지 않은 필터를 삭제해야 하는 경우도 있습니다.
필터 관리 방법은 다음과 같습니다.
Gmail 오른쪽 상단의 톱니바퀴 모양 설정을 클릭합니다.
'모든 설정 보기'를 선택합니다.
상단 메뉴에서 '필터 및 차단된 주소'를 클릭합니다.
현재 설정되어 있는 필터 목록을 확인합니다.
원하는 필터 옆의 '수정' 또는 '삭제'를 클릭합니다.
필터를 수정하면 새로운 조건으로 변경할 수 있고, 삭제하면 이후 해당 조건에 대한 자동 분류가 중단됩니다.
필터를 만들 때는 처음부터 너무 많은 조건을 설정하기보다 자주 사용하는 메일을 중심으로 하나씩 추가하는 것이 좋습니다.
또한 중요한 메일까지 실수로 삭제되거나 보관되지 않도록 필터의 작업 내용을 꼼꼼히 확인해야 합니다.
Gmail의 필터와 라벨 기능을 활용하면 매번 이메일을 하나씩 확인하고 정리해야 하는 번거로움을 줄일 수 있습니다.
특히 업무 메일, 거래처 자료, 결제 안내, 광고 메일처럼 종류가 다양한 이메일을 사용하고 있다면 자동 분류 기능은 매우 유용합니다.
처음에는 특정 발신자를 기준으로 필터를 하나 만들어 보는 것부터 시작해 보세요. 익숙해지면 메일 제목이나 포함된 단어 등 다양한 조건을 조합해 더욱 체계적으로 관리할 수 있습니다.
이메일 정리는 단순히 받은편지함을 깨끗하게 만드는 것이 아니라 필요한 정보를 빠르게 찾고 업무 시간을 효율적으로 활용하기 위한 습관입니다.
오늘 소개한 Gmail 라벨과 필터 기능을 활용해 복잡했던 이메일을 나만의 방식으로 정리해 보시기 바랍니다.
앞으로도 Gmail, 구글 드라이브, 구글 스프레드시트 등 일상과 업무에 유용한 디지털 활용 정보를 쉽고 자세하게 소개하겠습니다.