업무 메일이나 중요한 안내 메일을 작성하다 보면 지금 바로 보내기보다 원하는 시간에 맞춰 발송하고 싶을 때가 있습니다. 예를 들어 다음 날 오전에 전달해야 하는 업무 보고서나 특정 날짜에 맞춰 보내야 하는 안내 메일이 있다면 미리 작성해 두고 정해진 시간에 자동으로 발송되도록 설정하면 편리합니다.
이럴 때 유용하게 사용할 수 있는 기능이 바로 Gmail의 '예약 발송'입니다. Gmail에서는 메일을 작성한 뒤 날짜와 시간을 지정하면 원하는 시점에 자동으로 발송할 수 있습니다. 업무 시간 이후에 작성한 메일을 다음 날 아침에 보내거나, 주말에 미리 작성한 안내 메일을 평일에 발송하는 등 다양하게 활용할 수 있습니다.
또한 예약한 메일의 내용이나 발송 시간이 변경되더라도 간단하게 취소하고 수정할 수 있습니다. 실수로 메일을 보낸 경우에는 일정 시간 안에 발송을 취소하는 기능도 제공됩니다.
오늘은 Gmail 예약 발송하는 방법부터 예약 메일 취소 및 수정 방법, 이미 발송한 메일을 취소하는 방법까지 자세히 알아보겠습니다.
Gmail 예약 발송하는 방법 (PC와 스마트폰)
Gmail 예약 발송 기능은 PC와 스마트폰 모두에서 사용할 수 있습니다. 별도의 프로그램을 설치할 필요 없이 Gmail에서 메일을 작성한 뒤 발송 시간을 지정하면 됩니다.
① PC에서 Gmail 예약 발송하기
컴퓨터에서 Gmail을 사용하는 경우 다음 순서대로 진행하면 됩니다.
Gmail에 접속한 뒤 왼쪽 상단의 '편지쓰기'를 클릭합니다.
받는 사람의 이메일 주소를 입력합니다.
제목과 메일 내용을 작성합니다.
메일 작성 창 하단에 있는 '보내기' 버튼 옆의 아래쪽 화살표를 클릭합니다.
나타나는 메뉴에서 '예약 발송'을 선택합니다.
원하는 날짜와 시간을 선택합니다.
예약 발송 설정을 완료합니다.
예약 발송을 선택하면 Gmail에서 추천하는 발송 시간과 날짜가 표시됩니다. 제안된 시간 중 하나를 선택해도 되고, 원하는 날짜와 시간이 따로 있다면 직접 날짜 및 시간을 지정할 수도 있습니다.
예를 들어 월요일 오전 9시에 보내야 하는 안내 메일이라면 금요일에 미리 작성한 뒤 월요일 오전 9시로 예약하면 됩니다.
예약 설정이 완료되면 메일이 즉시 발송되지 않고 지정한 시간에 발송되도록 대기 상태가 됩니다.
② 스마트폰에서 Gmail 예약 발송하기
스마트폰에서도 Gmail 앱을 이용하면 간편하게 예약 발송을 설정할 수 있습니다.
스마트폰에서 Gmail 앱을 실행합니다.
오른쪽 아래에 있는 '편지쓰기'를 누릅니다.
받는 사람, 제목, 메일 내용을 입력합니다.
오른쪽 상단의 점 세 개 모양 '더보기' 메뉴를 누릅니다.
'예약 발송'을 선택합니다.
원하는 날짜와 시간을 선택합니다.
PC와 마찬가지로 예약 발송이 완료되면 지정한 시간에 메일이 발송됩니다.
③ 예약 발송 기능 활용하기
예약 발송 기능은 정해진 시간에 메일을 보내야 하는 상황에서 특히 유용합니다.
업무 보고서나 회의 자료를 미리 작성해 두고 다음 날 업무 시작 시간에 맞춰 보낼 수 있으며, 학원이나 회사에서 학부모 및 고객에게 전달하는 안내 메일도 발송 날짜를 미리 설정해 관리할 수 있습니다.
다만 Gmail 예약 발송은 예약한 시간대의 시간대를 기준으로 처리되며, 지정한 시간보다 몇 분 늦게 발송될 수도 있습니다. 또한 예약 메일은 최대 100개까지 설정할 수 있으므로 여러 건의 메일을 미리 준비할 때 활용하면 좋습니다.
Gmail 예약 발송한 메일 취소 및 수정하는 방법
예약 발송을 설정한 이후에는 받는 사람을 잘못 입력했거나, 메일 내용을 수정해야 하거나, 발송 날짜가 변경되는 경우가 생길 수 있습니다.
이럴 때는 예약 발송된 메일을 취소한 뒤 내용을 수정하거나 발송 일정을 다시 설정하면 됩니다.
① 예약 발송한 메일 확인하기
Gmail에서 예약 발송한 메일은 일반적으로 왼쪽 메뉴의 '예약됨' 항목에서 확인할 수 있습니다.
Gmail에 접속합니다.
왼쪽 메뉴에서 '예약됨'을 클릭합니다.
예약 발송된 메일 목록을 확인합니다.
내용을 확인하거나 취소할 메일을 선택합니다.
예약 발송된 메일은 실제 발송되기 전까지 이곳에서 확인할 수 있습니다. 발송 예정인 메일이 여러 개라면 이 메뉴에서 날짜와 내용을 함께 확인하면 편리합니다.
② 예약 발송한 메일 취소하기
예약된 메일의 발송을 중단하고 싶다면 다음과 같이 진행합니다.
왼쪽 메뉴에서 '예약됨'을 클릭합니다.
취소하려는 메일을 선택합니다.
메일 화면 오른쪽 위 또는 상단에 있는 '보내기 취소'를 클릭합니다.
예약 발송이 취소되었는지 확인합니다.
여기서 중요한 점은 예약 발송을 취소해도 메일이 삭제되는 것은 아니라는 것입니다.
예약을 취소한 메일은 '임시보관함'으로 이동합니다. 따라서 작성했던 메일 내용을 그대로 유지한 상태에서 다시 수정하거나, 필요하지 않다면 임시보관함에서 삭제할 수 있습니다.
③ 예약된 메일 내용이나 발송 시간 변경하기
예약 발송된 메일의 내용이나 발송 시간을 변경하고 싶을 때도 먼저 기존 예약을 취소해야 합니다.
'예약됨' 메뉴에서 수정하려는 메일을 선택합니다.
'보내기 취소'를 클릭합니다.
임시보관함으로 이동한 메일을 다시 엽니다.
받는 사람, 제목, 메일 내용을 수정합니다.
보내기 버튼 옆의 아래쪽 화살표를 클릭합니다.
'예약 발송'을 선택한 뒤 새로운 날짜와 시간을 지정합니다.
예를 들어 당초 화요일 오전 10시로 예약한 메일을 수요일 오후 2시로 변경해야 한다면 기존 예약을 먼저 취소하고 다시 예약하면 됩니다.
이처럼 Gmail은 예약한 메일을 언제든지 확인하고 수정할 수 있어 발송 일정을 유연하게 관리할 수 있습니다.
이미 발송한 Gmail 메일 취소하는 방법과 주의사항
예약 발송한 메일은 발송 전에 취소할 수 있지만, 이미 '보내기' 버튼을 눌러 발송한 메일은 상황이 다릅니다.
Gmail에는 '보내기 취소' 기능이 있지만, 실제로는 메일 발송 직후 정해진 짧은 시간 안에만 취소할 수 있습니다. 따라서 발송한 지 몇 분 또는 몇 시간이 지난 메일을 언제든지 회수할 수 있는 기능은 아닙니다.
① 발송 직후 보내기 취소하기
메일을 발송한 직후 화면 아래쪽에 '메일을 보냈습니다'라는 알림과 함께 '실행취소' 버튼이 나타납니다.
이때 실행취소를 클릭하면 메일 발송이 취소되고 작성 중이던 메일이 다시 열립니다. 받는 사람이나 제목, 내용을 수정한 뒤 다시 발송할 수 있습니다.
스마트폰 Gmail 앱에서도 메일을 보낸 직후 화면에 표시되는 '실행취소'를 누르면 동일하게 처리할 수 있습니다.
다만 이 기능은 정해진 시간 안에만 사용할 수 있으므로 메일을 잘못 보냈다는 사실을 알았다면 최대한 빠르게 실행취소를 눌러야 합니다.
② Gmail 발송 취소 시간 30초로 변경하기
Gmail의 기본 발송 취소 시간은 짧게 설정되어 있습니다. 중요한 메일을 자주 보내거나 발송 전에 내용을 다시 확인할 시간이 필요하다면 취소 가능 시간을 최대 30초까지 늘릴 수 있습니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
PC에서 Gmail에 접속합니다.
오른쪽 상단의 톱니바퀴 모양 '설정'을 클릭합니다.
'모든 설정 보기'를 선택합니다.
기본 설정 탭에서 '보내기 취소' 항목을 찾습니다.
발송 취소 기간을 선택합니다.
5초, 10초, 20초, 30초 중 원하는 시간을 지정합니다.
화면 아래쪽의 '변경사항 저장'을 클릭합니다.
가능하면 30초로 설정해 두는 것을 추천합니다. 메일 발송 직후 받는 사람의 이메일 주소나 첨부파일 누락 여부를 발견했을 때 조금 더 여유 있게 대응할 수 있기 때문입니다.
③ 예약 발송 취소와 이미 발송한 메일 취소의 차이
두 기능은 이름이 비슷하지만 작동 방식이 다릅니다.
예약 발송 취소는 아직 발송되지 않은 메일을 대상으로 합니다. 예약됨 메뉴에서 메일을 선택한 뒤 보내기 취소를 누르면 임시보관함으로 이동하며, 이후 내용을 수정하거나 다시 예약할 수 있습니다.
반면 이미 발송한 메일의 실행취소는 발송 직후 5초, 10초, 20초 또는 30초 동안만 가능합니다. 이 시간이 지나면 Gmail에서 해당 메일을 취소할 수 없습니다.
따라서 중요한 메일은 처음부터 예약 발송 기능을 활용해 발송 전에 한 번 더 확인할 시간을 확보하는 것도 좋은 방법입니다.
Gmail 예약 발송 기능을 활용하면 원하는 시간에 맞춰 메일을 보낼 수 있어 업무와 일정을 효율적으로 관리할 수 있습니다.
특히 업무 시간 외에 작성한 메일을 다음 날 발송하거나, 미리 준비한 안내 메일을 정해진 날짜에 자동으로 보내야 할 때 매우 유용합니다.
또한 예약된 메일은 발송 전에 언제든지 취소하고 수정할 수 있으며, 이미 발송한 메일도 설정해 둔 취소 가능 시간 안에서는 실행취소가 가능합니다.
다만 이미 발송된 메일은 최대 30초까지만 취소할 수 있다는 점을 기억해야 합니다.
앞으로는 중요한 메일을 작성할 때 예약 발송 기능을 활용해 보세요. 받는 사람과 메일 내용, 첨부파일을 미리 확인하고 원하는 시간에 발송하도록 설정하면 메일을 더욱 편리하고 정확하게 관리할 수 있습니다.